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Documento también disponible en:
http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/056-142s.htm
 
 


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66th IFLA Council and General 
Conference

Jerusalem, Israel, 13-18 August




 

La creación de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa.Un proyecto piloto que utiliza las tecnologías de la información - ein Pilotprojekt im Bereich Informationstechnologie

Monika Segbert
EU/TACIS, Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: monika@rsl.ru

Alexander Vislyi
Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: avislyi@mail.lib.msu.su


Resumen:

El programa Tacis de la Comisión Europea financió el proyecto piloto "Creación de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa" con un presupuesto de un millón de euros y una duración de 18 meses. Un equipo de expertos rusos y de la Comunidad Europea diseñaron el programa de trabajo que incluía un concurso público internacional para un programa de software de bibliotecas completamente integrado y concursos restringidos a nivel local para el servidor, el equipo de la red y un componente de retroconversión a pequeña escala. La ponencia trata del diseño de las especificaciones de un sistema integrado de bibliotecas teniendo en cuenta las necesidades específicas de la Biblioteca Estatal Rusa y, además, las necesidades futuras del desarrollo de las bibliotecas digitales rusas. También describe el carácter modelo de este proyecto piloto al introducir las tecnologías de la información en una biblioteca tradicional con un método por etapas y realista. Se presta una atención especial a la personalización del software y a la migración de los datos existentes en el sistema de la Biblioteca Estatal Rusa. 


La Biblioteca Estatal Rusa - funciones e historia

1.1. Funciones

"La Biblioteca Estatal Rusa es una colección universal y única de documentos rusos y extranjeros. Es un monumento especialmente valioso del patrimonio cultural ruso. Es la biblioteca nacional de Rusia. La misión de la biblioteca es reunir, conservar y proporcionar acceso a la colección universal de documentos relacionada, sobre todo, con Rusia y que refleja su cultura y sus intereses nacionales" - así, la declaración inicial del nuevo folleto de la Biblioteca Estatal Rusa (BER) [1]. 

En 1.990 en la reunión de Moscú de IFLA se describían las funciones de la Biblioteca Estatal Rusa en los siguientes términos [2]: "La Biblioteca Estatal V. I. Lenin de la URRS (actualmente Biblioteca Estatal Rusa) (...) se creó en 1862 en Moscú formando parte del Museo Público de Moscú y del Museo Rumjantsev (...). La biblioteca cumple las siguientes funciones: depósito nacional universal de libros; centro de coordinación de toda la Unión para la metodología e investigación científica en el campo de la biblioteconomía, la bibliografía y ciencia del libro; centro de selección de bibliografía y de préstamo interbibliotecario; Museo Central del Libro; órgano central especializado de información sobre la cultura y las artes (...). Los fondos son universales en cuanto a su alcance y al tipo de publicaciones; se adquieren en base al depósito legal de las publicaciones (...) y a otras fuentes." 

1.2 Historia

La historia de la BER comienza en 1.862 cuando el conde N. P. Rumyantsev donó su rica colección de libros, manuscritos y material arqueológico y etnográfico al estado que la constituyó en la base de la actual Biblioteca Estatal Rusa. La biblioteca alberga hoy más de 42 millones de documentos, adquiere y almacena las publicaciones nacionales y extranjeras desde los inicios de la imprenta hasta la actualidad en 249 lenguas vivas y muertas. También incluye una importante colección de manuscritos que se remontan al siglo VI. La biblioteca y su plantilla de casi 2.500 personas está al servicio, en primer lugar, de la comunidad investigadora nacional e internacional, pero también cumple las funciones de biblioteca pública, atendiendo diariamente hasta 5.000 usuarios, es decir, 1,5 millones de visitantes rusos y extranjeros al año, y prestando más de 35.000 documentos. Coopera con bibliotecas e instituciones de más de 100 países a través de su programa de intercambio y presta sus fondos a más de 2.500 usuarios de todo el mundo. Según el Libro Guinness de records la BER es la mayor biblioteca de Europa y la segunda del mundo. 

2. Automatización de la BER - historia y desarrollo

A lo largo de los años ha habido numerosas iniciativas para automatizar la biblioteca y muchos proyectos actualmente en curso tratan del desarrollo de la biblioteca digital. Este artículo solo describe brevemente las iniciativas actuales que están en relación con el proyecto piloto Tacis [3] dentro de la estrategia de la BER de introducir tecnologías de la información en todos los servicios bibliotecarios. 

2.1. Historia

La historia de la automatización de la BER quizá pueda caracterizarse como la típica de muchas grandes bibliotecas, es decir, una serie de inicios y pequeñas iniciativas a menudo descoordinadas, muchas de las cuales fracasaron al desarrollar los servicios principales o los sistemas de apoyo al servicio. La biblioteca ha aprendido estas lecciones con el resultado de que el proyecto piloto Tacis se ve y se apoya como una oportunidad fundamental para un nuevo inicio. 

La BER fue una de las primeras bibliotecas de la antigua URSS que empezó a investigar las cuestiones relacionadas con la automatización a finales de los años 60 cuando la biblioteca firmó un contrato con una de las principales empresas nacionales de desarrollo de software para crear un sistema automatizado. Sin embargo, la base tecnológica existente, la complejidad de la tarea, el gran volumen de información y la ausencia de experiencias sobre automatización fueron las causas de que la iniciativa no tuviera mucho éxito. En 1990 la BER firmó un contrato con la compañía VTLS bajo el que se personalizaría un sistema automatizado integrado para las necesidades de la BER sobre las especificaciones del personal de la biblioteca. De acuerdo con el contrato se instaló una versión básica del sistema VTLS en un ordenador Hewlett-Packard. Se formó al personal de la biblioteca en el manejo del sistema. Durante dos años se intentó personalizar el sistema, pero debido a la falta de apoyo se paralizó la tarea. 

En abril de 1994, la Automatización de los Servicios de la Biblioteca pasó a formar parte del programa de modernización de la BER [4] desarrollado por una comisión internacional de expertos de alto nivel creada especialmente por la Unesco. De acuerdo con las recomendaciones de la Comisión, a finales de 1994-principios de 1995 un equipo de expertos de la UE (DGXIII) elaboró un detallado análisis de los principales problemas de la BER relacionados con la automatización y sugirió un plan para la implementación de un sistema integrado de bibliotecas [5]. En 1995, la BER firmó un acuerdo de leasing con IBM Eastern Europe/Asia Ltd. cuyo objetivo fundamental era la creación de una red de área local en la BER. 

Después de la aprobación oficial por el Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de la Estrategia para el Desarrollo de la BER [6] en mayo de 1996, se desarrolló una versión revisada del Programa de Modernización de la BER con una gran implicación del personal de la biblioteca. Se discutió detalladamente la parte del Programa relativa a la Automatización e Implementación de Tecnologías de la Información que la Comisión de la Unesco reconoció como tarea prioritaria en septiembre de 1996. Los principales proyectos a implementar fueron la creación de la red de área local (LAN) de la BER, la implementación de un sistema integrado de bibliotecas, la conversión retrospectiva de los catálogos, la Biblioteca Digital de la BER. 

En 1996-1997, con el apoyo de Moscow Telecommunication Corporation, se construyó el nodo de fibra óptica de la BER que conectaba edificios independientes de la biblioteca . También se conectó al Nodo de Fibra Óptica de Moscú - puesto que en esta ocasión la BER había tenido un acceso a Internet muy estable. La primera parte de la LAN de la BER fue creada por IBM Eastern Europe/Asia Ltd. en 1996-1997. De 1996 a 1999 el Gobierno de Moscú ha pagado la conexión, Research and Education FREEner proporcionó gratuitamente el servicio IP. 

En 1996-1997, con el apoyo financiero de la Russian Foundation for Basic Research se llevó a cabo una concurso para un sistema automatizado de bibliotecas en dos bibliotecas nacionales de Rusia. El Sistema Virtual VTLS se reconoció y anunció como ganador, pero debido a la falta de apoyo no se pudo firmar el contrato. 

El proyecto de retroconversión de la BER se presentó y discutió en el Taller de Retroconversión de Bibliotecas Rusas (Moscú, BER, 1996). La fase piloto del proyecto se inició a principios de 1997 con el apoyo del joint-venture ruso-alemán 'Prosoft-M' y terminó en una prueba de 1.000 registros bibliográficos legibles por ordenador en formato BERMARC/USMARC producidos a partir de las fichas convencionales. El concepto de la Biblioteca Digital de la BER se desarrolló y presentó en el Taller Ruso-Japonés sobre Bibliotecas Digitales (Moscú, BER, 1996). La fase piloto del proyecto Biblioteca Digital de la BER reforzó en primer lugar el proyecto Memoria de Rusia iniciado en 1994 como parte del programa Memoria del Mundo de la Unesco. En 1995 la Unesco financió el hardware y el software para escanear, en 1997 el Open Society Institute apoyó el almacenamiento de imágenes digitales y la digitalización en colaboración con el Institute of High Performance Computing and Data Bases (San Petersburgo). Como resultado todos los primeros libros impresos en cirílico se digitalizaron y están disponibles en Internet. [7]. 

2.2 Últimos desarrollos

Actualmente la BER tiene alrededor de 400 estaciones de trabajo (de AT286 a Pentium III) y varios servidores en diferentes plataformas: IBM RS6000 con sistema operativo AIX se utiliza como servidor de correo y ftp; Pentium bajo Windows NT se utiliza como servidor Web; Pentium bajo Novell Netware se utiliza para soportar las estaciones de trabajo que operan con MEKA y el servidor Sun Microsystems Enterprise 450 con sistema operativo Solaris se utiliza para soportar Aleph 500. 

Actualmente se encuentran en fase de ejecución en la BER varios proyectos, de los que el proyecto Tacis es parte integrante, que utilizan o están orientados a tecnologías de la información y al entorno de la biblioteca electrónica. Muchos de estos proyectos se llevan a cabo en colaboración con otros patrocinadores rusos. La siguiente es una descripción muy breve de estos proyectos: 

Centro de Información Legal y de Negocios. El Centro de Información Legal y de Negocios [8] se creó en 1998 para ayudar al público en la búsqueda de información sobre leyes rusas. Los usuarios del centro pueden consultar bases de datos legales y recibir información sobre los últimos desarrollos llevados a cabo por productores de software y sus materiales de promoción. 

Proyecto OREL. La BER ha lanzado un proyecto para crear una biblioteca digital denominada "Biblioteca Electrónica Rusa Abierta" (OREL) [9]. El objetivo principal del proyecto es conservar los documentos digitales más importantes (los documentos incluyen textos digitales, gráficos, archivos de audio y vídeo) en lengua rusa y mantenerlos en Internet si sus propios autores no lo hacen. Estos documentos son muy importantes para todos los usuarios de habla rusa y en sí mismos son una importante evidencia de los principios de la era digital en Rusia. Actualmente, bajo el proyecto OREL, la biblioteca proporciona acceso a las obras de los Premios Nobel de física, química, literatura, economía, fisiología, medicina y a las de los Premios Nobel de la paz. 

Correo Ruso. El objetivo del servicio Correo Ruso es proporcionar a los usuarios copias electrónicas de los documentos que soliciten. Las solicitudes se reciben via Internet y los documentos copiados se encuentran en las colecciones de la BER y de otras bibliotecas dentro y fuera de Rusia. Otros participantes en el proyecto son Hewlett Packard e Inter companies. 

Proyecto Encuentro de Fronteras. "Encuentro de fronteras" es un proyecto para crear una biblioteca bilingüe de diferentes soportes de información [10]. Los documentos de la biblioteca describen la historia de la exploración y colonización del Oeste de los Estados Unidos que ocurrió en paralelo con procesos similares en Siberia y las zonas del Lejano Este de Rusia y condujo al encuentro de rusos y americanos en Alaska y la costa noroeste de América. 

Sala de Internet y Documentos Electrónicos. La Sala se abrió oficialmente el 2 de diciembre de 1.999. Permite a 40 usuarios acceder simultáneamente a recursos electrónicos en un cómodo entorno. Los recursos electrónicos incluyen: recursos de Internet; CD-ROM almacenados en la BER; catálogos electrónicos y otras bases de datos de la BER. 

Biblioteca Digital de Libros Antiguos Eslavos de los Siglos XV y XVI. El resultado del proyecto será la creación de bases de datos de los primeros libros eslavos impresos de los siglos XV y XVI. La base de datos será accesible via Internet. El proyecto es financiado por el Open Society Institute y su objetivo es la creación de copias digitales a texto completo de los documentos más valiosos y raros con materiales de referencia y posibilidades de búsqueda en ruso y en una de las lenguas europeas. 

Proyecto Memoria de Rusia. En 1994, la BER empezó a trabajar en el proyecto Memoria de Rusia [7] que forma parte del Programa Memoria del Mundo de la Unesco. El resultado del trabajo será la preparación de un CD-ROM con imágenes digitales de manuscritos del siglo XV y algunos carteles y publicaciones efímeras. 

El proyecto ADAMANT. En 1999, la BER firmó un contrato con la compañía rusa ADAMANT para crear colecciones digitales sobre la base de la digitalización de las colecciones de la BER. El proyecto incluye la instalación de 100 estaciones de trabajo para la digitalización con PCs y escáners con una velocidad de escaneado de 7 segundos por página. Se ha planificado escanear 10.000 libros al mes. En paralelo con la producción de publicaciones digitales, el personal de la BER está creando una base de datos bibliográfica de descripciones de documentos que, como catálogo electrónico especial, estará disponible en la LAN de la biblioteca y via Internet. 

Proyecto para el Desarrollo del Formato de Registro Bibliográfico Nacional. El objetivo del proyecto es el desarrollo de normas rusas para registros bibliográficos de forma legible por ordenador. El proyecto se inició en 1997; la financiación del proyecto procede del Ministerio de Cultura, de la Asociación de Bibliotecas Rusas y el Open Society Institute. El equipo de expertos está formado por representantes de las principales bibliotecas rusas, incluida la BER. Hasta ahora el resultado del proyecto ha sido el desarrollo de formatos de registros electrónicos para los principales tipos de publicaciones. 

Centro de la Bibliografía Nacional en Internet. En 1999 se creó el proyecto Centro de la Bibliografía Nacional en Internet. Su objetivo es crear un centro especial para el mantenimiento de una base de datos con la bibliografía nacional en Internet sobre la base de un acuerdo entre las tres instituciones bibliográficas más importantes, la BER, BNR y la Cámara Rusa del Libro. El proyecto está financiado por el Open Society Institute, el Ministerio de Cultura y Tacis (utilizando parte de la financiación del proyecto TELRUS 9705). 

Catalogación de Recursos de Internet. El proyecto [11] está financiado por la Russian Foundation for Basic Research y su objetivo es catalogar recursos de información de la parte rusa de Internet mediante el uso del conjunto de elementos Dublin Core Metadata y el esquema de clasificación de la BBK. El proyecto se inició en 1998. El formato de presentación de la información en Internet se ha desarrollado junto con interfaces de usuario amigables para la introducción de datos y software para la descarga de la información y búsqueda en el catálogo. 

3. El proyecto Tacis

Los cambios trascendentales en el almacenamiento y acceso a la información producidos por la convergencia de las tecnologías y los soportes a los que se enfrentan las bibliotecas a nivel internacional se multiplican en una biblioteca del tamaño de la BER: tanto los beneficios como los riesgos de la introducción de las tecnologías de la información en las práctica diaria son proporcionales a la magnitud de los problemas existentes - sean estos el cableado en un edificio protegido, la utilización de tecnologías de la información para la preservación, la formación del personal y de los usuarios. 

3.1. Historia

La propuesta del proyecto se basó en la parte de Automatización e Implementación de Tecnologías de la Información del Programa de Modernización de la BER y se remitió al programa Tacis [12] de la Comisión Europea a principios de 1.997. En verano de 1997 llegó una respuesta positiva y se le concedió a la biblioteca un proyecto Tacis de una duración de 18 meses para ayudar a modernizar sus procesos y servicios bibliotecarios y para empezar a abrir el acceso a sus valiosas colecciones al público nacional e internacional. En este momento la biblioteca fue visitada por expertos de la UE que empezaron a preparar Términos de Referencia en colaboración con el personal de la BER. A finales de 1997 se publicó el concurso y lo ganó un consorcio dirigido por el British Council. En diciembre de 1998 empezó a implementarse el proyecto. 

3.2. Plan de trabajo

El plan de trabajo del proyecto Tacis se puso en marcha durante los dos primeros meses gracias a una intensa colaboración en las investigaciones y análisis entre los expertos de la UE y la BER para determinar lo siguiente: 
  • Análisis de las necesidades de usuario, estado de los servicios de información y de la infraestructura actual, examinando las necesidades previstas y futuras de los usuarios de la biblioteca teniendo en cuenta los cambios sociales y culturales de la sociedad y la transformación la situación actual de la biblioteca; 
  • Análisis del proceso documental, incluyendo el diseño de un proyecto de conversión de los catálogos convencionales de la biblioteca y especificando la estructura organizativa y las funcionalidades requeridas por un sistema integrado de bibliotecas; 
  • Desarrollo de un plan y estrategia comercial para analizar las oportunidades del mercado para servicios bibliotecarios clave; 
  • Implementación de un proyecto piloto, incluyendo el diseño de un modelo de LAN y la planificación, consecución e instalación de un sistema integrado de biblioteca. 

3.3. Componentes

Las partes principales del proyecto piloto cubren todas las características esenciales de un sistema integrado de biblioteca automatizado: 
  • Red: Una red local para el proyecto piloto integrada con otras redes de la BER. 
  • Software de un sistema integrado de biblioteca: diseño de las especificaciones técnicas, implementación, personalización 
  • Conversión retrospectiva: un modelo metodológico para convertir una muestra de 10.000 fichas como parte del proyecto piloto. 
  • Conversión de los datos legibles por ordenador existentes en el sistema MEKA de la BER al nuevo OPAC 
  • Formación: un cuadro de 15 formadores de formadores proporcionaron formación en cascada al resto del personal de la BER. 
  • Mantenimiento: planes comerciales y de márketing para los nuevos servicios basados en tecnologías de la información y una estrategia de financiación creciente para asegurar la expansión del proyecto piloto. 
EDS Alemania y su socio local Lanit asumieron el papel fundamental de integradores del sistema, responsables del diseño e implementación del nuevo proyecto piloto de LAN y su integración con otros proyectos de tecnologías de la información como el nuevo Café Internet o la LAN para la gestión. El progreso del proyecto se benefició considerablemente por el hecho de que Lanit ya había trabajado con la BER como integrador del sistema y estaba familiarizado con la tarea que se iba a llevar a cabo. 

Se eligió el software Aleph 500 del proveedor Ex Libris como sistema integrado de bibliotecas en un concurso público en el que participaron los principales proveedores nacionales e internacionales. Las especificaciones técnicas para el concurso fueron preparadas como resultado de muchas discusiones técnicas en las que estuvieron implicados la BER, la UE y expertos locales. Las pautas para la definición de las funcionalidades del software estuvieron guiadas por el informe del estudio de viabilidad de la CE, es decir, llevar a cabo una planificación práctica y realista sobre lo que es factible teniendo en cuenta el tiempo y el presupuesto del proyecto piloto. 

Uno de los componentes del proyecto fue la retroconversión de 10.000 fichas del Catálogo de Libros Rusos del Siglo XIX. Se eligió este catálogo por considerarse de especial interés para los usuarios nacionales e internacionales y se definió como una prioridad dentro del Programa de Modernización de la Biblioteca Estatal Rusa. Teniendo en cuenta un taller interno sobre retroconversión, el equipo de retroconversión de la BER formuló una Petición de Propuesta a dos proveedores locales para participar en una prueba. La compañía Prosoft-M fue elegida de nuevo y concluyó con éxito la conversión de las fichas a registros electrónicos en formato USMARC. 

La conversión de los registros bibliográficos legibles por ordenador existentes, procedentes del sistema MEKA, incluye entre otros "Libros Rusos Actuales" adquiridos desde mayo de 1998, "Libros Extranjeros Actuales" desde enero de 1.999 y la base de datos de tesis y de resúmenes de tesis. El resultado es un OPAC inicial de ca. 500.000 registros bibliográficos. 

La formación es un componente clave del proyecto para asegurar el funcionamiento y el mantenimiento del proyecto piloto. El proceso de definición de un programa de formación para el personal de la BER que pondría en funcionamiento el proyecto piloto se inició con una comprobación del grado de conocimientos seguida de la definición de las necesidades de formación y la identificación del contenido de la formación y quién lo llevaría a cabo. La formación incluye las necesidades de gestión del sistema y de administración del personal así como del personal de servicio para el lector y los grabadores de datos. UNIX, Oracle Aleph 500, Windows, Internet y cursos "cómo enseñar" forman parte del plan de formación global. Dada la magnitud del problema, el método ha consistido en formar a 15 formadores de formadores que proporcionarían formación en cascada al resto del personal. Además, 20 empleados clave de la BER implicados en el proyecto piloto a nivel técnico y estratégico participaron en dos viajes de estudio al Reino Unido y Francia posibilitando el intercambio de puntos de vista sobre cuestiones comunes de la automatización de bibliotecas y la creación de bibliotecas digitales con muchos colegas de la UE. 

Planes comerciales y de marketing para servicios de la BER basados en tecnologías de la información y una estrategia de financiación creciente constituye la parte del proyecto no relacionada con las TI sino con la supervivencia vital. Se celebraron Talleres de Planificación Comercial para discutir teorías de márketing de servicios bibliotecarios en Rusia así como de promoción y fijación de precios de servicios. 

3.4. Hard- y software

Durante el proyecto tres procesos individuales condujeron a la adquisición de un sistema integrado de bibliotecas, el servidor, las estaciones de trabajo y el equipo de la red. 

Sistema integrado de la biblioteca. Las funcionalidades del sistema integrado de la biblioteca se definieron en una fase de intensas discusiones que siguieron a la definición del plan de trabajo durante los dos primeros meses. A la vez que era necesario avanzar rápidamente, puesto que las estipulaciones de Tacis implicaban que la consecución de un SIB debía estar sujeta a una concurso público, es decir, un proceso prolongado, era también de suma importancia llevar a cabo cuidadosamente esta especificación. La información básica para llevar a cabo esta especificación técnica la proporcionó un doble planteamiento: 

  • el concurso conjunto BER-RNL de 1996. Sin embargo, para permanecer dentro de la escala del tiempo y del presupuesto este elaborado y complicado concurso debió revisarse considerablemente. 
  • la Petición de Información enviada a los principales proveedores de SIB tanto dentro como fuera de Rusia para calibrar su interés y aclarar cuestiones críticas como la gestión de los caracteres cirílicos. 
Algunas discusiones muy vivas en el equipo UE-BER se centraron, entre otras cuestiones, en el futuro del formato interno de la BER -se eligió el USMARC porque el BERMARC es bastante similar y la impresión de las fichas del catálogo en formato GHOST. El método que se adoptó consistió en centrarse en los requerimientos principales más que en definir todo lo que sería deseable con el objetivo de obtener resultados dentro de un presupuesto y unos plazos. Los requerimientos fundamentales que se establecieron fueron: 
  • traducción de toda la documentación, interfaces de pantalla y ayudas al ruso 
  • soporte del juego de caracteres cirílico y latino extendido en todas las fases del trabajo 
  • tecnología cliente-servidor 
  • exportación-importación de datos en RUSMARC 
  • introducción de datos en línea en RUSMARC 
  • exportación-importación de datos en USMARC 
El concurso para el SIB [13] se publicó el 17 de mayo de 1.999 y se cerró el 2 de agosto de 1999. Se recibieron siete ofertas de empresas rusas y extranjeras. La evaluación, realizada durante una semana por un equipo de expertos rusos (BER y NLR) y de la UE, se llevó a cabo estrictamente de acuerdo con las reglas de Tacis para una valoración independiente y concluyó con la elección del sistema Aleph 500 [14] de Ex Libris, ofertado por la oficina de Ex Libris en Alemania [15]. 

El contrato con Ex Libris concluyó en noviembre de 1999, seguido de un intenso programa de formación, traducción, conversión de datos, carga, personalización y prueba de pantallas dentro del marco de una cooperación muy constructiva y orientada a unos resultados entre la BER y Ex Libris. En el momento de escribir este artículo se ha creado una base de datos de unos 500.000 registros bibliográficos y todas las funcionalidades del OPAC de la BER [16] se están probando y ajustando continuamente. Los programas de conversión de BERMARC a USMARC para las bases de datos existentes de la BER fueron escritos y probados por excelentes expertos locales en colaboración con expertos en formatos de la BER. 

También debe mencionarse aquí que Microsoft Rusia [17] apoyó el proyecto mediante la donación de muchos paquetes de software. 

Hardware. La elección del SIB determinó la elección de la plataforma y las especificaciones del servidor; además, tan pronto como se determinó el informe de evaluación para el SIB se inició un proceso de consulta informal para el servidor lo que supuso redactar y enviar las especificaciones técnicas para los probables proveedores rusos. Dadas las limitaciones del presupuesto (generalmente solo un 15% del total de un proyecto Tacis puede gastarse en equipos) tuvo que llevarse a cabo una planificación realista que dio como resultado las siguientes especificaciones: 

  • Servidor Sun Microsystems Enterprise 400 en torre, 4 slots para la CPU, unidades de cinta de 18,2 Gb 
  • Equipo de red y 2 PCs para hacer correr el servidor 
La firma local Heliomaster [18] ganó la consulta informal y entregó rápidamente el servidor para permitir una pronta configuración y que el SIB fuera instalado por FTP tan pronto como se firmó el contrato. 

Otro proceso de consulta informal sobre las estaciones de trabajo para consulta del nuevo OPAC por los lectores y por el personal dio como resultado que el resto del presupuesto para equipos del proyecto se gastara en PCs con las siguientes especificaciones: 

  • Intel X86 compatible, Pentium III o similar, mín. 266 MHz, capacidad mínima del disco duro 3 Gb, RAM mín. 64 Mb. 

3.5. Patrocinadores

El proyecto obtiene su presupuesto de un millón de euros del Sector de Telecomunicaciones del programa Tacis. Tacis promueve el desarrollo de las relaciones entre los países de la UE y los de la antigua Unión Soviética y Mongolia. Un área clave de la actividad de Tacis es la llamada transferencia del Know-How llevada a cabo mediante asesorías, equipos de consultores, formación, estudios patronazgos y también mediante proyectos piloto. 

El British Council [20], en estrecha colaboración con los patrocinadores de la Biblioteca Estatal Rusa, ha dirigido un grupo de expertos rusos y de la Unión Europea que han implementado este plan de trabajo. El consorcio del proyecto incluye patrocinadores de la Biblioteca Nacional de Escocia [21], Jouve SA (Francia) [22] y EDS Alemania [23]. Se firmaron subcontratos para componentes específicos con Lanit (Mosú) [24], IPA -International Procurement Agency- (Holanda) [25], IPF -Institute of Public Finance- (Londres) [26] y la firma para retroconversión ProSoft-M (Moscú y Alemania) [27]. Expertos rusos de la Biblioteca de Ciencias Naturales de la Academia Rusa de Ciencias [28], de la Universidad Estatal de Moscú [29], de la Biblioteca Nacional Rusa de San Petersburgo [30] así como numerosos expertos de la plantilla de la propia Biblioteca Estatal Rusa participaron en distintos aspectos de la implementación. 

3.6 Gestión del proyecto

El rigor de los informes de Tacis impuso una estricta disciplina de la planificación trimestral e informes progresivos. La gestión de tareas diversas y altamente especializadas precisó una estructura disciplinada de las reuniones técnicas generales y especializadas, apoyada por agendas acordadas y puntos de acción. 

Se necesitaron expertos de la UE para planificar los objetivos de cada visita y elaborar informes técnicos especializados sobre los instrumentos de búsqueda. En la fase de diseño e implementación se formaron equipos UE-BER para estudiar aspectos relacionados con la retroconversión, conversión de datos legibles por ordenador, creación de redes y planificación comercial. 

El infatigable apoyo por parte de la dirección y cuadros medios de la BER al equipo del proyecto a lo largo su duración, proporcionó una importante motivación. 

Las relaciones públicas del proyecto -el Web, una conferencia de prensa, la conferencia internacional "Gestión de las Bibliotecas Digitales del Futuro", celebrada al final del proyecto, y numerosos artículos y ponencias en revistas y conferencias nacionales e internacionales [31]-[33] contribuyeron a que se percibiera por parte de todos el éxito de la gestión de un proyecto tan complejo. 

4. Resultados del proyecto piloto Tacis

Al final del proyecto piloto, en junio de 2000, se habían conseguido los siguientes resultados: 
  • una nueva PC LAN para el peronal y los usuarios con un cableado de última tecnología, incluyendo el dedicado a la transmisión eléctrica y un plan de arquitectura global de la LAN de la BER que podrá utilizarse para los futuros desarrollos. 
  • 45 nuevos PCs para el personal y los usuarios en una sala OPAC completamente renovada. 
  • un Centro de Gestión de los Sistemas de la BER y de Operaciones de Red donde se aloja el nuevo servidor Sun de la BER, gestionado por los administradores del sistema de la BER. 
  • implementación del sistema integrado de bibliotecas Aleph 500 adaptado a las necesidades rusas, incluyendo la gestión del juego de caracteres cirílico extendido y la traducción completa de la documentación y las pantallas al ruso. 
  • un modelo de conversión para los catálogos de la BER (tanto de los de fichas como de los legibles por ordenador). la retroconversión de 10.000 fichas catalográficas del Catálogo de Escritores Rusos del Siglo XIX. 
  • un OPAC con ca. 500.000 registros bibliográficos accesible via Intranet e Internet como resultado de la conversión de las bases de datos existentes en la BER. 
  • un cuadro de 15 "formadores de formadores". 
  • viajes de estudio para el personal de la BER al Reino Unido y a Francia. 
  • talleres sobre retroconversión y planificación comercial. 
  • un centro de expertos rusos en desarrollo de bibliotecas digitales y una conferencia internacional para discutir las cuestiones relevantes. 
  • una planificación económica y una estrategia de márketing para los nuevos servicios de la BER basados en tecnologías de la información. 
  • una estrategia de financiación creciente para asegurar el mantenimiento y la expansión del proyecto piloto. 
  • solicitudes a Tacis y a otras agencias de financiación adicional para ampliar el proyecto piloto. 

5. Conclusiones

Todos los miembros del equipo que ha implementado el proyecto han aprendido muchas lecciones. Hemos tenido la oportunidad única de trabajar juntos constructivamente para solucionar los problemas a los que se enfrentan las bibliotecas al introducir las tecnologías de la información y al automatizar los procesos. Los puntos que vienen a continuación no tienen un orden de prioridad puesto que cada miembro del equipo tiene prioridades distintas. 
  • una planificación del trabajo consensuada y realista basada en el acuerdo común y compartido por los expertos de la BER y de la UE de cubrir todas las etapas del desarrollo de un sistema de información mientras se intentaba conseguir un resultado práctico, es decir, la implementación del módulo OPAC como primer paso de un sistema de información integrado de bibliotecas. Así, lo factible se ha considerado un elemento clave en la implementación del proyecto, basado en un método constructivo y flexible para resolver los problemas -mostrando que el "puede hacerse" era una importante fuerza motivadora. 
  • Los principios de un equipo completamente integrado de especialistas rusos (expertos de la BER y expertos locales) y de la UE y el reconocimiento de dos métodos de conocimiento dio lugar a una constructiva experiencia de cooperación ruso-extranjera que propocionó una valiosa experiencia de trabajo en un proyecto intercultural a todos los implicados. 
  • El constante interés de los gestores de la BER por el progreso del proyecto piloto dio como resultado un método de coordinación coherente y estratégico de todos los proyectos de TI de la BER logrando así economías de escala e impacto sinergético entre las distintas iniciativas. 
  • La estricta adherencia a las directrices de Tacis garantizó que el proceso de los concursos y la consecución de los equipos fueran abiertos y transparentes estimulando la competitividad entre los proveedores rusos , fundamentalmente ventajosa para todas las bibliotecas rusas. 
  • El planteamiento del equipo del proyecto de aprovechar a los expertos locales en tecnologías de la información para optimizar resultados ha extendido la experiencia del proyecto más allá de la BER y ha conducido a que otras 5 bibliotecas rusas hayan constituido un consorcio para llevar a cabo un nuevo proyecto de red de bibliotecas dentro del programa Tacis. 
  • Bibliografía

    1. Biblioteca Estatal Rusa. - http://www.rsl.ru 
    2. Biblioteconomía en la URRS, IFLA, 1991, capítulo II 
    3. BER-Web del Oroyecto Tacis. http://www.rsl.ru/tacis 
    4. Programa para la Modernización de la Biblioteca Estatal Rusa. - Paris, UNESCO, Abril 1994. Version revisada: Moscú, enero 1998. 
    5. La Biblioteca estatal Rusa: Plan de Automatización 1995 - 2005. Informe de definición del proyecto. Comisión Europea, Dirección General XIII. - Enero 1995. 
    6. Estrategia para el desarrollo de la Biblioteca Estatal Rusa. Moscú, BER, mayo 1996. 
    7. Memoria de Rusia. - http://www.rsl.ru/science/memory.htm 
    8. Centro de Información Legal. - http://rgb.jump.ru 
    9. OREL. - http://orel.rsl.ru 
    10. 10. Encuentro de Fronteras. - http://frontiers.loc.gov 
    11. Catalogación de Recursos de Internet. - http://www.rsl.ru/dc 
    12. Programa Tacis. - http://www.europa.eu.int/comm/dg1a/tacis/index.html 
    13. Anuncio del concurso del web del proyecto Tacis. - http://www.rsl.ru/tacis 
    14. Ex Libris. - http://www.aleph.co.il 
    15. Ex Libris Alemania. - http://www.aleph.co.de 
    16. OPAC Aleph de la BER. - http://194.84.119.99:4505/ALEPH 
    17. Microsoft Rusia. - http://www.microsoft.com/rus 
    18. Heliomaster. - http://www.heliomaster.ru 
    19. Redlab. - http://www.redlab.ru 
    20. The British Council. - http://www.britishcouncil.ru 
    21. Biblioteca Nacional de Escocia. - http://www.nls.uk 
    22. Jouve SA. - http://www.jouve.fr 
    23. EDS Alemania. - http://www.eds.de 
    24. Lanit. - http://www.lanit.ru 
    25. IPA. - http://www.ipa-bv.nl 
    26. IPF. - http://www.ipf.uk 
    27. Prosoft-M. - http://www.prosoft.mos.ru 
    28. Biblioteca de Ciencias Naturales de la Academia Rusa de Ciencias. - http://www.ben.irex.ru 
    29. Biblioteca de Investigación de la Universidad Estatal de Moscú. - http://www.lib.msu.su 
    30. Biblioteca Nacional Rusa. - http://www.nlr.ru 
    31. Leninka consigue renovarse // LAR, julio 1999. 
    32. Exploitation sans frontiers // Exploit Interactive. Octubre 1999. N. 3. - http://www.exploit-lib.org/issue3/tacis/ 
    33. Conference Internacional 'Gestión de las Bibliotecas Digitales del Futuro'. - http://www.rsl.ru/tacis/conf.htm 

    Sumario

    Monika Segbert MBE FLA (hon) es jefe del equipo del Proyecto Tacis de la Unión Europea "Creación de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa", desarrollado del 10-12-1998 al 9-6-2000. De 1995 a 1998 trabajó en la Comisión Europea de la DGXIII "Departamento de Telemática para Bibliotecas" teniendo como responsabilidad principal desarrollar la cooperación en la investigación dentro del sector con el acceso de los países de Europa central y del Este. Anteriormente fue Jefe de Bibliotecas, Información y Libros del British Council de Alemania donde se ocupó de numerosas tareas profesionales a nivel internacional. 

    Alexander Vislyi es subdirector de la Biblioteca Estatal Rusa y subdirector de la Biblioteca de Investigación de la Universidad Estatal de Moscú y director del proyecto Tacis de la Unión Europea "Creación de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa". En 1999 fue nombrado Consejero del Ministro de Cultura para la automatización de instituciones culturales de la Federación Rusa que dependen de este Ministerio. 
     
     

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Latest Revision: August 2, 2000 Copyright © 1995-2000 
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