66th IFLA Council
and General
Conference
Jerusalem, Israel,
13-18 August
La creación de un sistema de información para la Biblioteca
Estatal Rusa.Un proyecto piloto que utiliza las tecnologías de la
información - ein Pilotprojekt im Bereich Informationstechnologie
Monika Segbert
EU/TACIS, Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: monika@rsl.ru
Alexander Vislyi
Russian State Library
Moscow, Russian Federation
E-mail: avislyi@mail.lib.msu.su
Resumen:
El programa Tacis de la Comisión Europea financió el proyecto
piloto "Creación de un sistema de información para la Biblioteca
Estatal Rusa" con un presupuesto de un millón de euros y una duración
de 18 meses. Un equipo de expertos rusos y de la Comunidad Europea diseñaron
el programa de trabajo que incluía un concurso público internacional
para un programa de software de bibliotecas completamente integrado y concursos
restringidos a nivel local para el servidor, el equipo de la red y un componente
de retroconversión a pequeña escala. La ponencia trata del
diseño de las especificaciones de un sistema integrado de bibliotecas
teniendo en cuenta las necesidades específicas de la Biblioteca
Estatal Rusa y, además, las necesidades futuras del desarrollo de
las bibliotecas digitales rusas. También describe el carácter
modelo de este proyecto piloto al introducir las tecnologías de
la información en una biblioteca tradicional con un método
por etapas y realista. Se presta una atención especial a la personalización
del software y a la migración de los datos existentes en el sistema
de la Biblioteca Estatal Rusa.
La Biblioteca Estatal Rusa - funciones e historia
1.1. Funciones
"La Biblioteca Estatal Rusa es una colección universal y única
de documentos rusos y extranjeros. Es un monumento especialmente valioso
del patrimonio cultural ruso. Es la biblioteca nacional de Rusia. La misión
de la biblioteca es reunir, conservar y proporcionar acceso a la colección
universal de documentos relacionada, sobre todo, con Rusia y que refleja
su cultura y sus intereses nacionales" - así, la declaración
inicial del nuevo folleto de la Biblioteca Estatal Rusa (BER) [1].
En 1.990 en la reunión de Moscú de IFLA se describían
las funciones de la Biblioteca Estatal Rusa en los siguientes términos
[2]: "La Biblioteca Estatal V. I. Lenin de la URRS (actualmente Biblioteca
Estatal Rusa) (...) se creó en 1862 en Moscú formando parte
del Museo Público de Moscú y del Museo Rumjantsev (...).
La biblioteca cumple las siguientes funciones: depósito nacional
universal de libros; centro de coordinación de toda la Unión
para la metodología e investigación científica en
el campo de la biblioteconomía, la bibliografía y ciencia
del libro; centro de selección de bibliografía y de préstamo
interbibliotecario; Museo Central del Libro; órgano central especializado
de información sobre la cultura y las artes (...). Los fondos son
universales en cuanto a su alcance y al tipo de publicaciones; se adquieren
en base al depósito legal de las publicaciones (...) y a otras fuentes."
1.2 Historia
La historia de la BER comienza en 1.862 cuando el conde N. P. Rumyantsev
donó su rica colección de libros, manuscritos y material
arqueológico y etnográfico al estado que la constituyó
en la base de la actual Biblioteca Estatal Rusa. La biblioteca alberga
hoy más de 42 millones de documentos, adquiere y almacena las publicaciones
nacionales y extranjeras desde los inicios de la imprenta hasta la actualidad
en 249 lenguas vivas y muertas. También incluye una importante colección
de manuscritos que se remontan al siglo VI. La biblioteca y su plantilla
de casi 2.500 personas está al servicio, en primer lugar, de la
comunidad investigadora nacional e internacional, pero también cumple
las funciones de biblioteca pública, atendiendo diariamente hasta
5.000 usuarios, es decir, 1,5 millones de visitantes rusos y extranjeros
al año, y prestando más de 35.000 documentos. Coopera con
bibliotecas e instituciones de más de 100 países a través
de su programa de intercambio y presta sus fondos a más de 2.500
usuarios de todo el mundo. Según el Libro Guinness de records la
BER es la mayor biblioteca de Europa y la segunda del mundo.
2. Automatización de la BER - historia y desarrollo
A lo largo de los años ha habido numerosas iniciativas para automatizar
la biblioteca y muchos proyectos actualmente en curso tratan del desarrollo
de la biblioteca digital. Este artículo solo describe brevemente
las iniciativas actuales que están en relación con el proyecto
piloto Tacis [3] dentro de la estrategia de la BER de introducir tecnologías
de la información en todos los servicios bibliotecarios.
2.1. Historia
La historia de la automatización de la BER quizá pueda caracterizarse
como la típica de muchas grandes bibliotecas, es decir, una serie
de inicios y pequeñas iniciativas a menudo descoordinadas, muchas
de las cuales fracasaron al desarrollar los servicios principales o los
sistemas de apoyo al servicio. La biblioteca ha aprendido estas lecciones
con el resultado de que el proyecto piloto Tacis se ve y se apoya como
una oportunidad fundamental para un nuevo inicio.
La BER fue una de las primeras bibliotecas de la antigua URSS que empezó
a investigar las cuestiones relacionadas con la automatización a
finales de los años 60 cuando la biblioteca firmó un contrato
con una de las principales empresas nacionales de desarrollo de software
para crear un sistema automatizado. Sin embargo, la base tecnológica
existente, la complejidad de la tarea, el gran volumen de información
y la ausencia de experiencias sobre automatización fueron las causas
de que la iniciativa no tuviera mucho éxito. En 1990 la BER firmó
un contrato con la compañía VTLS bajo el que se personalizaría
un sistema automatizado integrado para las necesidades de la BER sobre
las especificaciones del personal de la biblioteca. De acuerdo con el contrato
se instaló una versión básica del sistema VTLS en
un ordenador Hewlett-Packard. Se formó al personal de la biblioteca
en el manejo del sistema. Durante dos años se intentó personalizar
el sistema, pero debido a la falta de apoyo se paralizó la tarea.
En abril de 1994, la Automatización de los Servicios de la Biblioteca
pasó a formar parte del programa de modernización de la BER
[4] desarrollado por una comisión internacional de expertos de alto
nivel creada especialmente por la Unesco. De acuerdo con las recomendaciones
de la Comisión, a finales de 1994-principios de 1995 un equipo de
expertos de la UE (DGXIII) elaboró un detallado análisis
de los principales problemas de la BER relacionados con la automatización
y sugirió un plan para la implementación de un sistema integrado
de bibliotecas [5]. En 1995, la BER firmó un acuerdo de leasing
con IBM Eastern Europe/Asia Ltd. cuyo objetivo fundamental era la creación
de una red de área local en la BER.
Después de la aprobación oficial por el Ministerio de
Cultura de la Federación Rusa de la Estrategia para el Desarrollo
de la BER [6] en mayo de 1996, se desarrolló una versión
revisada del Programa de Modernización de la BER con una gran implicación
del personal de la biblioteca. Se discutió detalladamente la parte
del Programa relativa a la Automatización e Implementación
de Tecnologías de la Información que la Comisión de
la Unesco reconoció como tarea prioritaria en septiembre de 1996.
Los principales proyectos a implementar fueron la creación de la
red de área local (LAN) de la BER, la implementación de un
sistema integrado de bibliotecas, la conversión retrospectiva de
los catálogos, la Biblioteca Digital de la BER.
En 1996-1997, con el apoyo de Moscow Telecommunication Corporation,
se construyó el nodo de fibra óptica de la BER que conectaba
edificios independientes de la biblioteca . También se conectó
al Nodo de Fibra Óptica de Moscú - puesto que en esta ocasión
la BER había tenido un acceso a Internet muy estable. La primera
parte de la LAN de la BER fue creada por IBM Eastern Europe/Asia Ltd. en
1996-1997. De 1996 a 1999 el Gobierno de Moscú ha pagado la conexión,
Research and Education FREEner proporcionó gratuitamente el servicio
IP.
En 1996-1997, con el apoyo financiero de la Russian Foundation for Basic
Research se llevó a cabo una concurso para un sistema automatizado
de bibliotecas en dos bibliotecas nacionales de Rusia. El Sistema Virtual
VTLS se reconoció y anunció como ganador, pero debido a la
falta de apoyo no se pudo firmar el contrato.
El proyecto de retroconversión de la BER se presentó y
discutió en el Taller de Retroconversión de Bibliotecas Rusas
(Moscú, BER, 1996). La fase piloto del proyecto se inició
a principios de 1997 con el apoyo del joint-venture ruso-alemán
'Prosoft-M' y terminó en una prueba de 1.000 registros bibliográficos
legibles por ordenador en formato BERMARC/USMARC producidos a partir de
las fichas convencionales. El concepto de la Biblioteca Digital de la BER
se desarrolló y presentó en el Taller Ruso-Japonés
sobre Bibliotecas Digitales (Moscú, BER, 1996). La fase piloto del
proyecto Biblioteca Digital de la BER reforzó en primer lugar el
proyecto Memoria de Rusia iniciado en 1994 como parte del programa Memoria
del Mundo de la Unesco. En 1995 la Unesco financió el hardware y
el software para escanear, en 1997 el Open Society Institute apoyó
el almacenamiento de imágenes digitales y la digitalización
en colaboración con el Institute of High Performance Computing and
Data Bases (San Petersburgo). Como resultado todos los primeros libros
impresos en cirílico se digitalizaron y están disponibles
en Internet. [7].
2.2 Últimos desarrollos
Actualmente la BER tiene alrededor de 400 estaciones de trabajo (de AT286
a Pentium III) y varios servidores en diferentes plataformas: IBM RS6000
con sistema operativo AIX se utiliza como servidor de correo y ftp; Pentium
bajo Windows NT se utiliza como servidor Web; Pentium bajo Novell Netware
se utiliza para soportar las estaciones de trabajo que operan con MEKA
y el servidor Sun Microsystems Enterprise 450 con sistema operativo Solaris
se utiliza para soportar Aleph 500.
Actualmente se encuentran en fase de ejecución en la BER varios
proyectos, de los que el proyecto Tacis es parte integrante, que utilizan
o están orientados a tecnologías de la información
y al entorno de la biblioteca electrónica. Muchos de estos proyectos
se llevan a cabo en colaboración con otros patrocinadores rusos.
La siguiente es una descripción muy breve de estos proyectos:
Centro de Información Legal y de Negocios. El Centro de Información
Legal y de Negocios [8] se creó en 1998 para ayudar al público
en la búsqueda de información sobre leyes rusas. Los usuarios
del centro pueden consultar bases de datos legales y recibir información
sobre los últimos desarrollos llevados a cabo por productores de
software y sus materiales de promoción.
Proyecto OREL. La BER ha lanzado un proyecto para crear una biblioteca
digital denominada "Biblioteca Electrónica Rusa Abierta" (OREL)
[9]. El objetivo principal del proyecto es conservar los documentos digitales
más importantes (los documentos incluyen textos digitales, gráficos,
archivos de audio y vídeo) en lengua rusa y mantenerlos en Internet
si sus propios autores no lo hacen. Estos documentos son muy importantes
para todos los usuarios de habla rusa y en sí mismos son una importante
evidencia de los principios de la era digital en Rusia. Actualmente, bajo
el proyecto OREL, la biblioteca proporciona acceso a las obras de los Premios
Nobel de física, química, literatura, economía, fisiología,
medicina y a las de los Premios Nobel de la paz.
Correo Ruso. El objetivo del servicio Correo Ruso es proporcionar a
los usuarios copias electrónicas de los documentos que soliciten.
Las solicitudes se reciben via Internet y los documentos copiados se encuentran
en las colecciones de la BER y de otras bibliotecas dentro y fuera de Rusia.
Otros participantes en el proyecto son Hewlett Packard e Inter companies.
Proyecto Encuentro de Fronteras. "Encuentro de fronteras" es un proyecto
para crear una biblioteca bilingüe de diferentes soportes de información
[10]. Los documentos de la biblioteca describen la historia de la exploración
y colonización del Oeste de los Estados Unidos que ocurrió
en paralelo con procesos similares en Siberia y las zonas del Lejano Este
de Rusia y condujo al encuentro de rusos y americanos en Alaska y la costa
noroeste de América.
Sala de Internet y Documentos Electrónicos. La Sala se abrió
oficialmente el 2 de diciembre de 1.999. Permite a 40 usuarios acceder
simultáneamente a recursos electrónicos en un cómodo
entorno. Los recursos electrónicos incluyen: recursos de Internet;
CD-ROM almacenados en la BER; catálogos electrónicos y otras
bases de datos de la BER.
Biblioteca Digital de Libros Antiguos Eslavos de los Siglos XV y XVI.
El resultado del proyecto será la creación de bases de datos
de los primeros libros eslavos impresos de los siglos XV y XVI. La base
de datos será accesible via Internet. El proyecto es financiado
por el Open Society Institute y su objetivo es la creación de copias
digitales a texto completo de los documentos más valiosos y raros
con materiales de referencia y posibilidades de búsqueda en ruso
y en una de las lenguas europeas.
Proyecto Memoria de Rusia. En 1994, la BER empezó a trabajar
en el proyecto Memoria de Rusia [7] que forma parte del Programa Memoria
del Mundo de la Unesco. El resultado del trabajo será la preparación
de un CD-ROM con imágenes digitales de manuscritos del siglo XV
y algunos carteles y publicaciones efímeras.
El proyecto ADAMANT. En 1999, la BER firmó un contrato con la
compañía rusa ADAMANT para crear colecciones digitales sobre
la base de la digitalización de las colecciones de la BER. El proyecto
incluye la instalación de 100 estaciones de trabajo para la digitalización
con PCs y escáners con una velocidad de escaneado de 7 segundos
por página. Se ha planificado escanear 10.000 libros al mes. En
paralelo con la producción de publicaciones digitales, el personal
de la BER está creando una base de datos bibliográfica de
descripciones de documentos que, como catálogo electrónico
especial, estará disponible en la LAN de la biblioteca y via Internet.
Proyecto para el Desarrollo del Formato de Registro Bibliográfico
Nacional. El objetivo del proyecto es el desarrollo de normas rusas para
registros bibliográficos de forma legible por ordenador. El proyecto
se inició en 1997; la financiación del proyecto procede del
Ministerio de Cultura, de la Asociación de Bibliotecas Rusas y el
Open Society Institute. El equipo de expertos está formado por representantes
de las principales bibliotecas rusas, incluida la BER. Hasta ahora el resultado
del proyecto ha sido el desarrollo de formatos de registros electrónicos
para los principales tipos de publicaciones.
Centro de la Bibliografía Nacional en Internet. En 1999 se creó
el proyecto Centro de la Bibliografía Nacional en Internet. Su objetivo
es crear un centro especial para el mantenimiento de una base de datos
con la bibliografía nacional en Internet sobre la base de un acuerdo
entre las tres instituciones bibliográficas más importantes,
la BER, BNR y la Cámara Rusa del Libro. El proyecto está
financiado por el Open Society Institute, el Ministerio de Cultura y Tacis
(utilizando parte de la financiación del proyecto TELRUS 9705).
Catalogación de Recursos de Internet. El proyecto [11] está
financiado por la Russian Foundation for Basic Research y su objetivo es
catalogar recursos de información de la parte rusa de Internet mediante
el uso del conjunto de elementos Dublin Core Metadata y el esquema de clasificación
de la BBK. El proyecto se inició en 1998. El formato de presentación
de la información en Internet se ha desarrollado junto con interfaces
de usuario amigables para la introducción de datos y software para
la descarga de la información y búsqueda en el catálogo.
3. El proyecto Tacis
Los cambios trascendentales en el almacenamiento y acceso a la información
producidos por la convergencia de las tecnologías y los soportes
a los que se enfrentan las bibliotecas a nivel internacional se multiplican
en una biblioteca del tamaño de la BER: tanto los beneficios como
los riesgos de la introducción de las tecnologías de la información
en las práctica diaria son proporcionales a la magnitud de los problemas
existentes - sean estos el cableado en un edificio protegido, la utilización
de tecnologías de la información para la preservación,
la formación del personal y de los usuarios.
3.1. Historia
La propuesta del proyecto se basó en la parte de Automatización
e Implementación de Tecnologías de la Información
del Programa de Modernización de la BER y se remitió al programa
Tacis [12] de la Comisión Europea a principios de 1.997. En verano
de 1997 llegó una respuesta positiva y se le concedió a la
biblioteca un proyecto Tacis de una duración de 18 meses para ayudar
a modernizar sus procesos y servicios bibliotecarios y para empezar a abrir
el acceso a sus valiosas colecciones al público nacional e internacional.
En este momento la biblioteca fue visitada por expertos de la UE que empezaron
a preparar Términos de Referencia en colaboración con el
personal de la BER. A finales de 1997 se publicó el concurso y lo
ganó un consorcio dirigido por el British Council. En diciembre
de 1998 empezó a implementarse el proyecto.
3.2. Plan de trabajo
El plan de trabajo del proyecto Tacis se puso en marcha durante los dos
primeros meses gracias a una intensa colaboración en las investigaciones
y análisis entre los expertos de la UE y la BER para determinar
lo siguiente:
-
Análisis de las necesidades de usuario, estado de los servicios
de información y de la infraestructura actual, examinando las necesidades
previstas y futuras de los usuarios de la biblioteca teniendo en cuenta
los cambios sociales y culturales de la sociedad y la transformación
la situación actual de la biblioteca;
-
Análisis del proceso documental, incluyendo el diseño de
un proyecto de conversión de los catálogos convencionales
de la biblioteca y especificando la estructura organizativa y las funcionalidades
requeridas por un sistema integrado de bibliotecas;
-
Desarrollo de un plan y estrategia comercial para analizar las oportunidades
del mercado para servicios bibliotecarios clave;
-
Implementación de un proyecto piloto, incluyendo el diseño
de un modelo de LAN y la planificación, consecución e instalación
de un sistema integrado de biblioteca.
3.3. Componentes
Las partes principales del proyecto piloto cubren todas las características
esenciales de un sistema integrado de biblioteca automatizado:
-
Red: Una red local para el proyecto piloto integrada con otras redes de
la BER.
-
Software de un sistema integrado de biblioteca: diseño de las especificaciones
técnicas, implementación, personalización
-
Conversión retrospectiva: un modelo metodológico para convertir
una muestra de 10.000 fichas como parte del proyecto piloto.
-
Conversión de los datos legibles por ordenador existentes en el
sistema MEKA de la BER al nuevo OPAC
-
Formación: un cuadro de 15 formadores de formadores proporcionaron
formación en cascada al resto del personal de la BER.
-
Mantenimiento: planes comerciales y de márketing para los nuevos
servicios basados en tecnologías de la información y una
estrategia de financiación creciente para asegurar la expansión
del proyecto piloto.
EDS Alemania y su socio local Lanit asumieron el papel fundamental de integradores
del sistema, responsables del diseño e implementación del
nuevo proyecto piloto de LAN y su integración con otros proyectos
de tecnologías de la información como el nuevo Café
Internet o la LAN para la gestión. El progreso del proyecto se benefició
considerablemente por el hecho de que Lanit ya había trabajado con
la BER como integrador del sistema y estaba familiarizado con la tarea
que se iba a llevar a cabo.
Se eligió el software Aleph 500 del proveedor Ex Libris como
sistema integrado de bibliotecas en un concurso público en el que
participaron los principales proveedores nacionales e internacionales.
Las especificaciones técnicas para el concurso fueron preparadas
como resultado de muchas discusiones técnicas en las que estuvieron
implicados la BER, la UE y expertos locales. Las pautas para la definición
de las funcionalidades del software estuvieron guiadas por el informe del
estudio de viabilidad de la CE, es decir, llevar a cabo una planificación
práctica y realista sobre lo que es factible teniendo en cuenta
el tiempo y el presupuesto del proyecto piloto.
Uno de los componentes del proyecto fue la retroconversión de
10.000 fichas del Catálogo de Libros Rusos del Siglo XIX. Se eligió
este catálogo por considerarse de especial interés para los
usuarios nacionales e internacionales y se definió como una prioridad
dentro del Programa de Modernización de la Biblioteca Estatal Rusa.
Teniendo en cuenta un taller interno sobre retroconversión, el equipo
de retroconversión de la BER formuló una Petición
de Propuesta a dos proveedores locales para participar en una prueba. La
compañía Prosoft-M fue elegida de nuevo y concluyó
con éxito la conversión de las fichas a registros electrónicos
en formato USMARC.
La conversión de los registros bibliográficos legibles
por ordenador existentes, procedentes del sistema MEKA, incluye entre otros
"Libros Rusos Actuales" adquiridos desde mayo de 1998, "Libros Extranjeros
Actuales" desde enero de 1.999 y la base de datos de tesis y de resúmenes
de tesis. El resultado es un OPAC inicial de ca. 500.000 registros bibliográficos.
La formación es un componente clave del proyecto para asegurar
el funcionamiento y el mantenimiento del proyecto piloto. El proceso de
definición de un programa de formación para el personal de
la BER que pondría en funcionamiento el proyecto piloto se inició
con una comprobación del grado de conocimientos seguida de la definición
de las necesidades de formación y la identificación del contenido
de la formación y quién lo llevaría a cabo. La formación
incluye las necesidades de gestión del sistema y de administración
del personal así como del personal de servicio para el lector y
los grabadores de datos. UNIX, Oracle Aleph 500, Windows, Internet y cursos
"cómo enseñar" forman parte del plan de formación
global. Dada la magnitud del problema, el método ha consistido en
formar a 15 formadores de formadores que proporcionarían formación
en cascada al resto del personal. Además, 20 empleados clave de
la BER implicados en el proyecto piloto a nivel técnico y estratégico
participaron en dos viajes de estudio al Reino Unido y Francia posibilitando
el intercambio de puntos de vista sobre cuestiones comunes de la automatización
de bibliotecas y la creación de bibliotecas digitales con muchos
colegas de la UE.
Planes comerciales y de marketing para servicios de la BER basados en
tecnologías de la información y una estrategia de financiación
creciente constituye la parte del proyecto no relacionada con las TI sino
con la supervivencia vital. Se celebraron Talleres de Planificación
Comercial para discutir teorías de márketing de servicios
bibliotecarios en Rusia así como de promoción y fijación
de precios de servicios.
3.4. Hard- y software
Durante el proyecto tres procesos individuales condujeron a la adquisición
de un sistema integrado de bibliotecas, el servidor, las estaciones de
trabajo y el equipo de la red.
Sistema integrado de la biblioteca. Las funcionalidades del sistema
integrado de la biblioteca se definieron en una fase de intensas discusiones
que siguieron a la definición del plan de trabajo durante los dos
primeros meses. A la vez que era necesario avanzar rápidamente,
puesto que las estipulaciones de Tacis implicaban que la consecución
de un SIB debía estar sujeta a una concurso público, es decir,
un proceso prolongado, era también de suma importancia llevar a
cabo cuidadosamente esta especificación. La información básica
para llevar a cabo esta especificación técnica la proporcionó
un doble planteamiento:
-
el concurso conjunto BER-RNL de 1996. Sin embargo, para permanecer dentro
de la escala del tiempo y del presupuesto este elaborado y complicado concurso
debió revisarse considerablemente.
-
la Petición de Información enviada a los principales proveedores
de SIB tanto dentro como fuera de Rusia para calibrar su interés
y aclarar cuestiones críticas como la gestión de los caracteres
cirílicos.
Algunas discusiones muy vivas en el equipo UE-BER se centraron, entre otras
cuestiones, en el futuro del formato interno de la BER -se eligió
el USMARC porque el BERMARC es bastante similar y la impresión de
las fichas del catálogo en formato GHOST. El método que se
adoptó consistió en centrarse en los requerimientos principales
más que en definir todo lo que sería deseable con el objetivo
de obtener resultados dentro de un presupuesto y unos plazos. Los requerimientos
fundamentales que se establecieron fueron:
-
traducción de toda la documentación, interfaces de pantalla
y ayudas al ruso
-
soporte del juego de caracteres cirílico y latino extendido en todas
las fases del trabajo
-
tecnología cliente-servidor
-
exportación-importación de datos en RUSMARC
-
introducción de datos en línea en RUSMARC
-
exportación-importación de datos en USMARC
El concurso para el SIB [13] se publicó el 17 de mayo de 1.999 y
se cerró el 2 de agosto de 1999. Se recibieron siete ofertas de
empresas rusas y extranjeras. La evaluación, realizada durante una
semana por un equipo de expertos rusos (BER y NLR) y de la UE, se llevó
a cabo estrictamente de acuerdo con las reglas de Tacis para una valoración
independiente y concluyó con la elección del sistema Aleph
500 [14] de Ex Libris, ofertado por la oficina de Ex Libris en Alemania
[15].
El contrato con Ex Libris concluyó en noviembre de 1999, seguido
de un intenso programa de formación, traducción, conversión
de datos, carga, personalización y prueba de pantallas dentro del
marco de una cooperación muy constructiva y orientada a unos resultados
entre la BER y Ex Libris. En el momento de escribir este artículo
se ha creado una base de datos de unos 500.000 registros bibliográficos
y todas las funcionalidades del OPAC de la BER [16] se están probando
y ajustando continuamente. Los programas de conversión de BERMARC
a USMARC para las bases de datos existentes de la BER fueron escritos y
probados por excelentes expertos locales en colaboración con expertos
en formatos de la BER.
También debe mencionarse aquí que Microsoft Rusia [17]
apoyó el proyecto mediante la donación de muchos paquetes
de software.
Hardware. La elección del SIB determinó la elección
de la plataforma y las especificaciones del servidor; además, tan
pronto como se determinó el informe de evaluación para el
SIB se inició un proceso de consulta informal para el servidor lo
que supuso redactar y enviar las especificaciones técnicas para
los probables proveedores rusos. Dadas las limitaciones del presupuesto
(generalmente solo un 15% del total de un proyecto Tacis puede gastarse
en equipos) tuvo que llevarse a cabo una planificación realista
que dio como resultado las siguientes especificaciones:
-
Servidor Sun Microsystems Enterprise 400 en torre, 4 slots para la CPU,
unidades de cinta de 18,2 Gb
-
Equipo de red y 2 PCs para hacer correr el servidor
La firma local Heliomaster [18] ganó la consulta informal y entregó
rápidamente el servidor para permitir una pronta configuración
y que el SIB fuera instalado por FTP tan pronto como se firmó el
contrato.
Otro proceso de consulta informal sobre las estaciones de trabajo para
consulta del nuevo OPAC por los lectores y por el personal dio como resultado
que el resto del presupuesto para equipos del proyecto se gastara en PCs
con las siguientes especificaciones:
-
Intel X86 compatible, Pentium III o similar, mín. 266 MHz, capacidad
mínima del disco duro 3 Gb, RAM mín. 64 Mb.
3.5. Patrocinadores
El proyecto obtiene su presupuesto de un millón de euros del Sector
de Telecomunicaciones del programa Tacis. Tacis promueve el desarrollo
de las relaciones entre los países de la UE y los de la antigua
Unión Soviética y Mongolia. Un área clave de la actividad
de Tacis es la llamada transferencia del Know-How llevada a cabo mediante
asesorías, equipos de consultores, formación, estudios patronazgos
y también mediante proyectos piloto.
El British Council [20], en estrecha colaboración con los patrocinadores
de la Biblioteca Estatal Rusa, ha dirigido un grupo de expertos rusos y
de la Unión Europea que han implementado este plan de trabajo. El
consorcio del proyecto incluye patrocinadores de la Biblioteca Nacional
de Escocia [21], Jouve SA (Francia) [22] y EDS Alemania [23]. Se firmaron
subcontratos para componentes específicos con Lanit (Mosú)
[24], IPA -International Procurement Agency- (Holanda) [25], IPF -Institute
of Public Finance- (Londres) [26] y la firma para retroconversión
ProSoft-M (Moscú y Alemania) [27]. Expertos rusos de la Biblioteca
de Ciencias Naturales de la Academia Rusa de Ciencias [28], de la Universidad
Estatal de Moscú [29], de la Biblioteca Nacional Rusa de San Petersburgo
[30] así como numerosos expertos de la plantilla de la propia Biblioteca
Estatal Rusa participaron en distintos aspectos de la implementación.
3.6 Gestión del proyecto
El rigor de los informes de Tacis impuso una estricta disciplina de la
planificación trimestral e informes progresivos. La gestión
de tareas diversas y altamente especializadas precisó una estructura
disciplinada de las reuniones técnicas generales y especializadas,
apoyada por agendas acordadas y puntos de acción.
Se necesitaron expertos de la UE para planificar los objetivos de cada
visita y elaborar informes técnicos especializados sobre los instrumentos
de búsqueda. En la fase de diseño e implementación
se formaron equipos UE-BER para estudiar aspectos relacionados con la retroconversión,
conversión de datos legibles por ordenador, creación de redes
y planificación comercial.
El infatigable apoyo por parte de la dirección y cuadros medios
de la BER al equipo del proyecto a lo largo su duración, proporcionó
una importante motivación.
Las relaciones públicas del proyecto -el Web, una conferencia
de prensa, la conferencia internacional "Gestión de las Bibliotecas
Digitales del Futuro", celebrada al final del proyecto, y numerosos artículos
y ponencias en revistas y conferencias nacionales e internacionales [31]-[33]
contribuyeron a que se percibiera por parte de todos el éxito de
la gestión de un proyecto tan complejo.
4. Resultados del proyecto piloto Tacis
Al final del proyecto piloto, en junio de 2000, se habían conseguido
los siguientes resultados:
-
una nueva PC LAN para el peronal y los usuarios con un cableado de última
tecnología, incluyendo el dedicado a la transmisión eléctrica
y un plan de arquitectura global de la LAN de la BER que podrá utilizarse
para los futuros desarrollos.
-
45 nuevos PCs para el personal y los usuarios en una sala OPAC completamente
renovada.
-
un Centro de Gestión de los Sistemas de la BER y de Operaciones
de Red donde se aloja el nuevo servidor Sun de la BER, gestionado por los
administradores del sistema de la BER.
-
implementación del sistema integrado de bibliotecas Aleph 500 adaptado
a las necesidades rusas, incluyendo la gestión del juego de caracteres
cirílico extendido y la traducción completa de la documentación
y las pantallas al ruso.
-
un modelo de conversión para los catálogos de la BER (tanto
de los de fichas como de los legibles por ordenador). la retroconversión
de 10.000 fichas catalográficas del Catálogo de Escritores
Rusos del Siglo XIX.
-
un OPAC con ca. 500.000 registros bibliográficos accesible via Intranet
e Internet como resultado de la conversión de las bases de datos
existentes en la BER.
-
un cuadro de 15 "formadores de formadores".
-
viajes de estudio para el personal de la BER al Reino Unido y a Francia.
-
talleres sobre retroconversión y planificación comercial.
-
un centro de expertos rusos en desarrollo de bibliotecas digitales y una
conferencia internacional para discutir las cuestiones relevantes.
-
una planificación económica y una estrategia de márketing
para los nuevos servicios de la BER basados en tecnologías de la
información.
-
una estrategia de financiación creciente para asegurar el mantenimiento
y la expansión del proyecto piloto.
-
solicitudes a Tacis y a otras agencias de financiación adicional
para ampliar el proyecto piloto.
5. Conclusiones
Todos los miembros del equipo que ha implementado el proyecto han aprendido
muchas lecciones. Hemos tenido la oportunidad única de trabajar
juntos constructivamente para solucionar los problemas a los que se enfrentan
las bibliotecas al introducir las tecnologías de la información
y al automatizar los procesos. Los puntos que vienen a continuación
no tienen un orden de prioridad puesto que cada miembro del equipo tiene
prioridades distintas.
-
una planificación del trabajo consensuada y realista basada en el
acuerdo común y compartido por los expertos de la BER y de la UE
de cubrir todas las etapas del desarrollo de un sistema de información
mientras se intentaba conseguir un resultado práctico, es decir,
la implementación del módulo OPAC como primer paso de un
sistema de información integrado de bibliotecas. Así, lo
factible se ha considerado un elemento clave en la implementación
del proyecto, basado en un método constructivo y flexible para resolver
los problemas -mostrando que el "puede hacerse" era una importante fuerza
motivadora.
-
Los principios de un equipo completamente integrado de especialistas rusos
(expertos de la BER y expertos locales) y de la UE y el reconocimiento
de dos métodos de conocimiento dio lugar a una constructiva experiencia
de cooperación ruso-extranjera que propocionó una valiosa
experiencia de trabajo en un proyecto intercultural a todos los implicados.
-
El constante interés de los gestores de la BER por el progreso del
proyecto piloto dio como resultado un método de coordinación
coherente y estratégico de todos los proyectos de TI de la BER logrando
así economías de escala e impacto sinergético entre
las distintas iniciativas.
-
La estricta adherencia a las directrices de Tacis garantizó que
el proceso de los concursos y la consecución de los equipos fueran
abiertos y transparentes estimulando la competitividad entre los proveedores
rusos , fundamentalmente ventajosa para todas las bibliotecas rusas.
-
El planteamiento del equipo del proyecto de aprovechar a los expertos locales
en tecnologías de la información para optimizar resultados
ha extendido la experiencia del proyecto más allá de la BER
y ha conducido a que otras 5 bibliotecas rusas hayan constituido un consorcio
para llevar a cabo un nuevo proyecto de red de bibliotecas dentro del programa
Tacis.
Bibliografía
-
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-
Biblioteconomía en la URRS, IFLA, 1991, capítulo II
-
BER-Web del Oroyecto Tacis. http://www.rsl.ru/tacis
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Paris, UNESCO, Abril 1994. Version revisada: Moscú, enero 1998.
-
La Biblioteca estatal Rusa: Plan de Automatización 1995 - 2005.
Informe de definición del proyecto. Comisión Europea, Dirección
General XIII. - Enero 1995.
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Estrategia para el desarrollo de la Biblioteca Estatal Rusa. Moscú,
BER, mayo 1996.
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Centro de Información Legal. - http://rgb.jump.ru
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OREL. - http://orel.rsl.ru
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10. Encuentro de Fronteras. - http://frontiers.loc.gov
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Catalogación de Recursos de Internet. - http://www.rsl.ru/dc
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Programa Tacis. - http://www.europa.eu.int/comm/dg1a/tacis/index.html
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Anuncio del concurso del web del proyecto Tacis. - http://www.rsl.ru/tacis
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Ex Libris. - http://www.aleph.co.il
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Ex Libris Alemania. - http://www.aleph.co.de
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OPAC Aleph de la BER. - http://194.84.119.99:4505/ALEPH
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Microsoft Rusia. - http://www.microsoft.com/rus
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Heliomaster. - http://www.heliomaster.ru
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Redlab. - http://www.redlab.ru
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Biblioteca Nacional de Escocia. - http://www.nls.uk
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Jouve SA. - http://www.jouve.fr
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EDS Alemania. - http://www.eds.de
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Lanit. - http://www.lanit.ru
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IPA. - http://www.ipa-bv.nl
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IPF. - http://www.ipf.uk
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Prosoft-M. - http://www.prosoft.mos.ru
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Biblioteca de Ciencias Naturales de la Academia Rusa de Ciencias. - http://www.ben.irex.ru
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Biblioteca de Investigación de la Universidad Estatal de Moscú.
- http://www.lib.msu.su
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Biblioteca Nacional Rusa. - http://www.nlr.ru
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Leninka consigue renovarse // LAR, julio 1999.
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Exploitation sans frontiers // Exploit Interactive. Octubre 1999. N. 3.
- http://www.exploit-lib.org/issue3/tacis/
-
Conference Internacional 'Gestión de las Bibliotecas Digitales del
Futuro'. - http://www.rsl.ru/tacis/conf.htm
Sumario
Monika Segbert MBE FLA (hon) es jefe del equipo del Proyecto Tacis de la
Unión Europea "Creación de un sistema de información
para la Biblioteca Estatal Rusa", desarrollado del 10-12-1998 al 9-6-2000.
De 1995 a 1998 trabajó en la Comisión Europea de la DGXIII
"Departamento de Telemática para Bibliotecas" teniendo como responsabilidad
principal desarrollar la cooperación en la investigación
dentro del sector con el acceso de los países de Europa central
y del Este. Anteriormente fue Jefe de Bibliotecas, Información y
Libros del British Council de Alemania donde se ocupó de numerosas
tareas profesionales a nivel internacional.
Alexander Vislyi es subdirector de la Biblioteca Estatal Rusa y subdirector
de la Biblioteca de Investigación de la Universidad Estatal de Moscú
y director del proyecto Tacis de la Unión Europea "Creación
de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa". En
1999 fue nombrado Consejero del Ministro de Cultura para la automatización
de instituciones culturales de la Federación Rusa que dependen de
este Ministerio.
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